Hoewel we ergens het idee hebben dat de privacy van onze gegevens al jaren in het geding is, worden er tegelijkertijd wel steeds meer middelen ingesteld om het lekken van gevoelige gegevens tegen te gaan. Met name online gelden er van allerlei regels die ervoor moeten zorgen dat een persoon, of eigenlijk de informatie over een persoon, veilig blijft. Je kan daar van vinden wat je wil, maar er gebeurt in ieder geval iets, kan je denken.
Anyway, een regel die is ingesteld om de gegevensbescherming te controleren, is de DPIA. In dit artikel gaan we dieper in op de betekenis van de afkorting, geven we je een praktisch voorbeeld en bieden we een handige checklist om je te helpen bij het uitvoeren van een DPIA. Laten we starten met de betekenis, waarna we verder gaan met de andere genoemde aspecten. Start je gauw met lezen?
De betekenis van DPIA
DPIA staat voor Data Protection Impact Assessment. In het Nederlands zou je dit kunnen vertalen naar de effectbeoordeling van gegevensbescherming, maar dat is echt letterlijk vertaald. In ieder geval is het een verplicht dat organisaties moeten doorlopen wanneer zij werken met persoonsgegevens. Het doel is om de mogelijke impact van gegevensverwerking op de privacy van individuen te beoordelen en te minimaliseren.
Je ziet dat DPIA met name belangrijk is in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, oftewel de AVG. De AVG is de Europese wet die de bescherming van persoonsgegevens regelt, welke in Nederland sinds 25 mei 2018 in werking is. In Nederland wordt de AVG toegepast en gehandhaafd door de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Het waarborgt de privacy en rechten van individuen met betrekking tot hun persoonlijke gegevens.
Waarom is DPIA belangrijk?
Het uitvoeren van een DPIA helpt organisaties om potentiële risico’s te identificeren voordat ze gegevensverwerking starten. Dit zorgt ervoor dat ze proactieve maatregelen kunnen nemen om de privacy van individuen te beschermen en te voldoen aan wettelijke vereisten. Het is een essentieel onderdeel van een gegevensbeschermingsprogramma.
In principe is een DPIA niet verplicht, maar wel in het geval dat er een groot privacyrisico bestaat. Ook wanneer de verwerking aan 2 of meer criteria van de Europese privacytoezichthouders voldoet, is een DPIA verplicht. Blijkt dat het risico te hoog is en dat je geen middelen hebt om het te verminderen of te voorkomen, dan zal je samen met iemand van de AP in gesprek moeten gaan.
Voorbeeld van een DPIA
Laten we een concreet voorbeeld bekijken om te begrijpen hoe een DPIA werkt. We geven als voorbeeld de volgende situatie:
Een online retailbedrijf wil een nieuw klantbeoordelingssysteem implementeren waar klanten productrecensies kunnen achterlaten.
Stappen bij het uitvoeren van een DPIA:
- Identificatie van het doel van gegevensverwerking:
Het bedrijf moet het doel van het verzamelen van klantbeoordelingen duidelijk definiëren. Ze moeten definiëren welke gegevens van de klant hiervoor nodig zijn en wat de relevantie ervan is. - Beoordeling van de noodzaak en proportionaliteit:
Het bedrijf moet vaststellen of het verzamelen van deze gegevens noodzakelijk is voor het beoogde doel en of het in verhouding staat tot het beoogde doel. - Beoordeling van risico’s voor individuele rechten en vrijheden:
Hier moet worden geanalyseerd of het systeem de privacy van klanten in gevaar kan brengen. - Maatregelen om risico’s te beperken:
Het bedrijf moet stappen ondernemen om de geïdentificeerde risico’s te minimaliseren, bijvoorbeeld door anonimiseringsmaatregelen te implementeren. - Goedkeuring en documentatie:
De DPIA moet worden goedgekeurd door de verantwoordelijke partijen en gedocumenteerd voor nalevingsdoeleinden. - Periodieke herziening:
De DPIA moet regelmatig worden herzien en bijgewerkt indien nodig.
In principe is dit nog een relatief makkelijk voorbeeld, misschien zelfs wel een voorbeeld waar een DPIA niet altijd nodig is. Echter is het in gevallen waarin wordt beoordeeld (of iemand wel of niet een lening kan aanvragen of recht heeft op iets van een toeslag,) het wél erg belangrijk dat een DPIA correct wordt uitgevoerd. In ieder geval is het een uitgebreid proces waar van allerlei factoren aan ten grondslag liggen.
Checklist
Gezien wij geen professionals zijn, vinden we het lastig om een checklist te geven voor een DPIA. In ieder geval is het allereerst handig om te identificeren of de DPIA überhaupt wel nodig is. Indien het antwoord daarop ja is, achten we het verstandig een professional op ‘de zaak’ te zetten. Hij of zij zal zich goed voorbereiden, de gegevensverzameling beoordelen, een risicobeoordeling laten plaatsvinden, maatregelen implementeren, anderen consulteren en een goedkeuring (of niet) bemachtigen. Het kan daarnaast nooit kwaad om een periodieke herziening te laten plaatsvinden. Het is immers een gevoelig onderwerp, waarvan we niet willen dat privacy van gebruikers in het geding komt.
Conclusie
Een Data Protection Impact Assessment (DPIA) is een cruciaal instrument voor organisaties om de privacy van individuen te waarborgen en te voldoen aan de wetgeving inzake gegevensbescherming. Door het uitvoeren van een DPIA kunnen bedrijven potentiële risico’s identificeren en proactieve maatregelen nemen om gegevensverwerking veilig en gebruiksvriendelijk te maken.
